PEMBUATAN BIBLIOGRAFI BERANOTASI UNTUK SUBYEK
KEDOKTERAN MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS
DI PERPUSTAKAAN KOPERTIS WILAYAH X
Yolanda Ismiatul1, Malta Nelisa2
1 Mahasiswa penulis makalah Prodi Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, wisuda periode September 2012
2 Pembimbing, Dosen FBS Universitas Negeri Padang
Program Studi Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
FBS Universitas Negeri Padang
email: sikumbang_ismiatul@yahoo.com
Abstract
This paper contains an annotated bibliography by subject manufacture
medicine using the Microsoft Access at Libraries Kopertis Region X.
This study aimed to describe the process of making medical subjects
annotated bibliography using Microsoft Access 2007 in the Library
Kopertis Region X Padang. Data were collected through observation
and direct observation in the Library Kopertis Region X. Analyzing the
data be descriptive. Based on data analysis, creation of bibliographic
summarized as. (1) Specifies the title of the bibliography is based on
information requested by library visitors, (2) collection reading
materials by direct collection, (3) selection reading materials with
form of monographs, (4) classification grouped based DDC. (5) typing
the manuscript bibliography can be helped using Microsoft Access
program, (6) index creation can use Microsoft Access program, (7)
create keywords create by using the language of the medical
dictionary, and (8) checks script.
Keywords: annotated bibliography, Microsoft Access
A. Pendahuluan
Perpustakaan Kopertis lebih memperbanyak koleksi dalam bidang
kedokteran, karena pemustaka yang datang ke Perpustakaan Kopertis berasal dari
mahasiswa kedokteran, kebidanan dan keperawatan. Literatur yang berhubungan
dengan ilmu kedokteran merupakan koleksi yang sangat dibutuhkan. Jumlah
koleksi kodekteran 779 judul buku dari 1.808 judul total seluruh judul buku.
Maka alat penelusur yang dapat menunjang dalam mencari koleksi ini yaitu
bibliografi. Menurut Sulistyo-Basuki (2004:44) bibliografi, yaitu daftar artikel
majalah, buku dan dokumen lain mengenai sebuah subjek atau beberapa subjek.
Bibliografi lazimnya disusun menurut abjad pengarang, judul, subjek, kronologis,
maupun sistem klasifikasi tertentu. Tujuan bibliografi yaitu untuk membantu
pemustaka mengetahui eksistensi dokumen atau mengidentifikasi bahan pustaka
lain sesuai keperluannya.
Bibliografi juga dapat membantu mencari koleksi yang lebih tepat khususnya
dalam bidang kedokteran. Salah satu program komputer yang dapat membantu
dalam pembuatan bibliografi, yaitu menggunakan program microsoft access.
Microsoft Access merupakan program aplikasi komputer yang digunakan untuk
merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang
besar.
Bibliografi dapat disimpulkan sebagai daftar terbitan suatu dokumen
mengenai sebuah subjek atau beberapa subjek yang keberadaan lokasinya tidak
dibatasi pada satu perpusakaan saja biasanya disusun menurut abjad pengarang,
judul, subjek, kronologis maupun dengan klasifikasi tertentu.
Tujuan penyusunan bibliografi menurut Lasa (1994:48) yaitu (1)
menyebarkan informasi perbukuan kepada masyarakat secara luas, terutama
kepada mereka yang berkecimpung dalam dunia ilmu pengetahuan, (2) ikut
mempercepat perkembangan ilmu pengetahuan, (3) memudahkan pencari
informasi akan lokasi buku atau terbitan lain yang mereka perlukan. Keberadaan
bibliografi berarti akan menghemat tenaga, pikiran, waktu dan biaya, (4)
menghindarkan kemungkinan adanya duplikasi penelitian, (5) sebagai sarana
dalam pengadaan dan pemilihan buku.
Jenis bibliografi untuk subjek kedokteran ini menggunakan jenis bibliografi
deskriptif analitis buku. Trimo (1997:151) bibliografi deskriptif analitis adalah
bibliografi yang mengemukakan data karakteristik-karakteristik fisik buku seperti
nomor klasifikasi buku, judul buku, pengarang, edisi dan cetakan, impresum,
kolasi. Memberikan uraian rinci tentang isi buku yang dicantumkan terutama
tentang aspek-aspek pokok yang dibahas oleh suatu buku secara ringkas dan
komprehensif. Selanjutnya dapat dilengkapi dengan kata kunci dan indeks
pengarang.
Manfaat bibliografi menurut Zain (2007:12) yaitu bibliografi banyak
digunakan pada keperluan perpustakaan dan perdagangan serta pengenalan dan
promosi yaitu sebagai berikut. Memberikan informasi tentang suatu dokumen
yang pernah ada, alat kendali koleksi, data inventaris bagi perpustakaan,
menyebarkan informasi perbukuan kepada masyarakat, memudahkan pencari
informasi tentang lokasi koleksi, sarana promosi bagi pustakawan, memberi
gambaran kepada pemustaka, mempermudah pemustaka dalam menemukan
informasi, memudahkan layanan rujukan dan bahan laporan.
Harjoprakoso dalam Zain (2007:16) mengemukakan bahwa fungsi bibliografi
itu adalah (1) berfungsi sebagai identifikasi dan verifikasi artinya sebuah
bibliografi dilengkapi dengan informasi baku, (2) berfungsi sebagai penunjuk
lokasi, maksudnya penunjuk dimana buku atau bahan pustaka tersebut
diterbitkan, dan (3) berfungsi sebagai alat seleksi yaitu memberikan pelayanan
yang baik kepada pemustaka harus memiliki koleksi yang lengkap, berdayaguna,
cocok dan relevan.
Kesimpulannya, fungsi bibliografi adalah (1) memudahkan akses terhadap
informasi mengenai perkembangan ilmu pengetahuan, (2) dapat
mengkomulasikan pengetahuan yang telah ada sebelumnya, (3) bibliografi dapat
mempromosikan pendayagunaan buku, (4) sebagai identifikasi dan verifikasi, (5)
petunjuk lokasi, dan (6) sebagai alat seleksi.
Menurut Saleh (2009:60) data yang dicatat dalam bibliografi antara lain
adalah nama pengarang, nama penyunting, judul pustaka, tempat terbit, penerbit,
tahun terbit dan edisi, volume, nomor, halaman (untuk majalah), serta keterangan
fisik dokumen pustaka tersebut.
Triani (2001:15) mengemukakan beberapa tahapan dalam membuat
bibliografi yaitu sebagai berikut. Pertama, Menentukan judul bibliografi yang
terdiri dari beberapa cara yaitu (1) melihat pada ketersediaan koleksi, (2)
kabutuhan akan koleksi, koleksi tersebut banyak digunakan oleh pemustaka, (3)
informasi berdasarkan permintaaan pemustaka, (4) mandat instansi yang
menggambarkan fungsi dan tugas pokok lembaga penaung perpustakaan, (5)
dokumentasi informasi mengenai suatu bidang kajian atau peristiwa atau daerah
tertentu, dan (6) mempunyai tema untuk bibliografi yang menyangkut bidang
khusus.
Kedua, Pengumpulan bahan pustaka (1) pengumpulan secara langsung yaitu
langsung mencari bentuk fisiknya atau koleksinya ke perpustakaan, (2) tidak
langsung yaitu penelusuran secara tidak langsung dapat dilakukan melalui bahan
informasi sekunder seperti katalog atau melalui bibliografi dan indeks. (3)
pengumpulan data melalui pangkalan data elektronis atau database dan juga dapat
browsing melalui internet.
Ketiga, Seleksi bahan pustaka menurut Yulia (1993:3) perlu memperhatikan
hal sebagai berikut yaitu (1) jenis karya, terbagi menjadi tiga yaitu karya cetak,
karya noncetak, bentuk mikro dan karya dalam bentuk elektronik, dan (2)
pengembangan koleksi yaitu dengan membangun koleksi yang kuat dan sesuai
dengan kepentingan pemustaka. Keempat, Pengelompokkan atau klasifikasi
Kegunaan klasifikasi memudahkan dalam penelusuran terhadap benda yang ingin
diperoleh secara cepat dan tepat. Klasifikasi dapat berupa notasi angka dan
klasifikasi subjek.
Kelima, Pembuatan kata kunci Menurut Silvana (2002:18) kata kunci dapat
digunakan tiga bahasa. (1) menggunakan bahasa alami merupakan bahasa yang
digunakan secara alami di masyarakat. (2) menggunakan bahasa terkendali,
bahasa ini menggunakan suatu pedoman yaitu thesaurus yang merupakan istilah
yang terbagi dalam bidang-bidang yang sesuai standar yang telah umum dikenal.
(3) menggunakan bahasa yang digunakan dalam indeks komputer.
Keenam, Pembuatan indeks, indeks merupakan daftar petunjuk letak kata
dan istilah yang terdapat dalam suatu terbitan biasanya disusun berdasarkan
abjad. Gunanya supaya untuk penelusuran, dikumpulkan dari kata kunci atau
subjek dari suatu karya yang disusun berdasarkan abjad. Cara menyusun daftar
indeks, yaitu setiap indeks diikuti nomor urut entri data suatu karya, istilah indeks
disusun berdasarkan abjad untuk setiap kelompok indeks. Dengan demikian,
tujuan penyusunan indeks dalam bibliografi untuk mempermudah pengguna
menemukan istilah yang terdapat pada daftar bibliografi.
Ketujuh, Pengetikan naskah memiliki peraturan dasar dalam pembuatan
deskripsi bibliografi. Menurut Eryono (1993:97) peraturan tersebut, yaitu (1)
Bahasa, bahasa buku digunakan dalam pokok uraian. (2) Penggunaan huruf besar
digunakan, kecuali beberapa hal dalam kolasi. (3) Penggunaan tanda baca, dalam
membuat deskripsi katalog digunakan berbagai tanda baca sebagai berikut. Tanda
titik disertai strip (.-) memisahkan unsur dalam pokok uraian, tanda titik (.)
memisahkan bagian-bagian dari deskripsi, tanda titik dua (:) memisahkan judul
utama dari judul tambahan dan mendahului keterangan ilustrasi pada kolasi, tanda
titik koma (;) digunakan mendahului unsur ukuran tinggi buku dan unsur nomor
seri dalam keterangan seri, tanda koma (,) memisahkan halaman angka Romawi
kecil dengan halaman angka Arab, tanda sama dengan (=) memisahkan judul
utama dengan judul alternatif.
Penyusunan seluruh data bibliografi yang ditulis mengikuti urutan (1)
berdasarkan klasifikasi atau subjeknya, (2) berdasarkan urutan abjad nama
pengarang, dan (3) berdasarkan urutan abjad judul artikel atau buku. Penyusunan
ini diharapkan dapat memudahkan proses penelusuran informasi.
Kedelapan, Pemeriksaan naskah bibliografi dapat dilakukan beberapa hal (1)
pemeriksaan tulisan dari kesalahan ejaan dan tanda baca, (2) kesesuaian
penyingkatan dan pembalikan nama pengarang, (3) kelengkapan data karya yang
dijadikan bahan bibliografi, (4) kesesuaian indeks dengan nomor entri yang
dirujuk, (5) pemeriksaan tata letak perwajahan pada setiap bagian tulisan.
Microsoft Access menurut tim (2009:1) adalah suatu program aplikasi basis
data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan
mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar. Komponen utama
Microsoft Access menurut Tim (2009:3) yaitu sebagai berikut. (1) Table, yaitu objek
utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis
dalam sebuah objek. (2) Query, yaitu bahasa untuk melakukan manipulasi
terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah dan menganalisis
sekumpulan data. (3) Report, yaitu form yang digunakan untuk menampilkan data
yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif.
Tujuan penulisan ini adalah untuk mendeskripsikan proses pembuatan
bibliografi beranotasi dengan subjek kedokteran dengan menggunakan Microsoft
Access 2007 di Perpustakaan Kopertis Wilayah X Padang.
B. Metode Penelitian
Makalah ini menggunakan metode deskriptif, yaitu memberikan predikat
kepada variabel yang diteliti sesuai dengan kondisi sebenarnya dan menguraikan
temuan atau data penelitian sesuai dengan kegiatan yang dilakukan oleh
Perpustakaan Kopertis Wilayah X. Data yang diperoleh melalui pengumpulan
secara langsung, yaitu langsung mencari bentuk fisiknya atau koleksinya ke
Perpustakaan Kopertis Wilayah X Padang.
C. Pembahasan
1. Mengentri buku bertajuk kedokteran
Koleksi di Perpustakaan Kopertis Wilayah X dengan subjek kedokteran di
catat datanya yang berupa berupa judul buku, pengarang, tajuk entri
tambahan, edisi/cetakan, impresum, kolasi, subjek, nomor klasifikasinya dan
anotasinya. Pencatatan data koleksi tersebut dapat langsung diketik dengan
menggunakan program microsoft access dengan tabel seperti Gambar 1
sebagai berikut.
Gambar 1
Bentuk design view data buku kedokteran Perpustakaan Kopertis
Setelah mengisi tabel di design view maka, tahap selanjutnya yaitu mengisi
tabel tersebut di datasheet view sebagai berikut. Data tersebut diisi dengan
data bibliografis buku subjek kedokteran. Dengan mengisi judul, keterangan
kepengarangan, edisi dan cetakan, impresum, kolasi, subjek buku, nomor
klasifikasinya dan anotasi buku tersebut.
Gambar 2
Datasheet view buku kedokteran Perpustakaan Kopertis
2. Membuat bibliografi kedokteran cabang Ilmu Penyakit Dalam
Data buku Perpustakaan Kopertis dengan subjek kedokteran berjumlah
779 judul buku. Dari data buku dengan subjek kedokteran di Perpustakaan
Kopertis, buku yang mendominasi yaitu, buku dengan cabang Ilmu Penyakit
Dalam yang berjumlah 153 judul buku. Untuk menyaring data buku ilmu
penyakit dalam dapat menggunakan query. Caranya pilih create lalu pilih query
design, setelah tampil lalu pilih tabel yang telah diisi data buku yang bertajuk
kedokteran lalu klik add. Maka, akan tampil seperti Gambar 3.
Gambar 3
Query design buku kedokteran Perpustakaan Kopertis
Lalu field pada tabel seperti gambar di atas diisi sama seperti kolom tabel1
dengan cara menarik satu persatu nama tabel ke kolom field. Selanjutnya
untuk menyaring data buku kedokteran cabang Ilmu Penyakit Dalam, maka
pada kolom class di bagian criteria diisi dengan rumus Like "*616*". Karena
nomor klasifikasi Ilmu Penyakit Dalam, yaitu 616. Lalu klik Run pada bagian
Design. Selanjutnya akan tampil tabel yang berisi keterangan dengan subjek
Ilmu Penyakit Dalam.
Gambar 4
Tabel buku kedokteran Ilmu Penyakit Dalam di Perpustakaan Kopertis
Tahap selanjutnya yaitu mendesain bibliografi buku kedokteran cabang
Ilmu Penyakit Dalam. Langkahnya, yaitu pertama, pada bagian create pilih
report design, maka akan tampil halaman untuk mendesain. Kedua, pilih add
existing fields pada bagian design. Ketiga pilih text box pada bagian design,
delete kolom teks, tinggalkan kolom unbound. Keempat, lalu kolom unbound di
isi dengan rumus:
a) untuk nomor diisi rumus =[ID]&”.”,
b) untuk nomor klasifikasi hanya mengetik kata Class,
c) nama tiga huruf nama belakang pengarang yaitu =(Left([nama
belakang];3)),
d) huruf pertama judul yaitu =(Left([judul];1)),
e) untuk bagian keterangan deskripsi bibliografis buku tersebut dapat
dimasukkan rumus =[judul] & "/" & [nama depan] & "" & [nama
belakang] & ";" & [tajuk entri tambahan] & "." & [edisi dan cetakan] &
".--" & [impresum],
f) lalu ketik kata kolasi,
g) selanjutnya buatlah wilayah untuk anotasi,
h) setelah selesai pilihlah print preview untuk melihat hasil seperti
Gambar 6.
Gambar 5
Desain Bibliografi buku kedokteran Ilmu Penyakit Dalam
Gambar 6
Hasil desain bibliografi kedokteran cabang Ilmu Penyakit Dalam
3. Pembuatan Indeks
Pembuatan Indeks bibliografi dengan subjek kedokteran cabang Ilmu
Penyakit Dalam ini yaitu indeks pengarang. Indeks pengarang dapat dibuat
secara otomatis dengan menggunakan program Microsoft Access.
Cara membuat indeks pengarang dengan microsoft access sebagai berikut.
a. Pilih create lalu klik report design.
b. Lalu akan tampil halaman untuk mendesain, selanjutnya pilihlah pada
bagian design di report design tools lalu pilihlah label lalu buatlah judul pada
page header.
c. Lalu pilihlah add existing field dan tarik kolom nama depan, nama belakang
beserta ID. Setelah itu buatlah rumus =[nama depan]&”,”&[nama belakang]
pada gambar 7 sebagai berikut.
Gambar 7
Design indeks pengarang
d. Untuk membuat design menjadi kecil hanya menarik ujung tampilan dari
kanan dan dari bawah, sehingga tampilannya menjadi lebih kecil.
e. Selanjutnya pilihlah print preview untuk melihat hasil indeks pengarang.
4. Pembuatan Kata Kunci dan Pemeriksaan Naskah
Untuk bibliografi dengan subjek kedokteran ini, dapat menggunakan kata
kunci dengan menggunakan bahasa terkendali, yaitu dengan melihat kamus
kedokteran, karena dalam ilmu kedokteran banyak menggunakan istilah-istilah
standar yang telah umum dikenal. Setelah bibliografi selesai dibuat, tahap
selanjutnya yaitu pemeriksaan naskah bibliografi.
Contoh pembuatan indeks subjek atau kata kunci kedokteran
Kata Kunci Nomor Entri
Bakteri 1, 3
Cacing 15
Demam 20
Ektoparasit 40
Ginjal 100, 44
dsb. dsb.
D. Simpulan dan Saran
Berdasarkan pembahasan, dapat disimpulkan langkah-langkah dalam
pembuatan bibliografi, yaitu penentuan judul bibliografi, pengumpulan bahan
pustaka atau penelusuran informasi, seleksi bahan pustaka, pengelompokan atau
klasifikasi, pengetikan naskah bibliografi, pembuatan indeks, pembuatan kata
kunci, dan pemeriksaan naskah bibliografi. Bibliografi juga dapat dibuat dengan
menggunakan program Microsoft Access. Disarankan dapat merangkum seluruh
koleksi yang berhubungan dengan kedokteran dari seluruh perpustakaan
khususnya untuk daerah Sumatera Barat, Riau, Jambi dan Kepulauan Riau.
Catatan: artikel ini disusun berdasarkan makalah penulis dengan pembimbing
Malta Nelisa, S.Sos., M.Hum
Daftar Rujukan
Eryono, Kallani. 1993. Penentuan Tajuk dan Bentuk Tajuk Nama Orang. Jakarta:
Universitas Terbuka
Heryanto, Imam. 2012. Membuat Database dengan Microsoft Access. Bandung:
Informatika Bandung.
Lasa, HS. 1994. Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Gadjah
Mada University Press
Mustafa, Badollahi. 1994. Materi Pokok Bahan Rujukan Umum. Jakarta: Universitas
Terbuka.
Saleh, Abdul Rahman. 2009. Pengantar Kepustakaan. Jakarta: Sagung Seto.
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka
Utama.
Sulistyo-Basuki. 2004. Pengantar Dokumentasi. Bandung: Rekayasa Sains.
Silvana, Tine. 2002. Abstrak dan Indeks 2007. Bandung: Universitas Padjajaran
Press.
Tim, Asisten. 2009. “Microsoft Acces 2007”. www.modul07A-pdf. diunduh 19 April
2012.
Triani, Suni. 2001. “Petunjuk Penyusunan Bibliografi”. Departemen
PertanianBogor.www.pustaka.litbang.deptan.go.id/pustakawan/Juknis23.pdf
diunduh 4 Mei 2012.
Trimo, Soejono. 1997. Buku Panduan untuk Mata Kuliah Reference Work dan
Bibliografi dengan Sistem Moduler. Bandung: IKIP Bandung.
Yulia, Yuyu. 1993. Seleksi Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka
Zain, Nurhayati. 2007. Pengetahuan tentang Bibliografi. Padang: IAIN IB Press.
posted by : Adipar
