makalah penyusutan arsip

BAB I

PENDAHULUAN

A.    LATAR BELAKANG

Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Sedangkan Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dan atau habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis ke ANRI, Lembaga Kearsipan Daerah, atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Dalam unit kearsipan sangat penting dilakukan penyusutan arsip baik penyusutan berdasarkan jadwal retensi arsip maupun non- jadwal retensi arsip.

B.     RUMUSAN MASALAH

a.       Apakah Yang Dimaksud Dengan Penyusutan Arsip ?

b.      Bagaimanakah Tekhnik Penyusutan Arsip ?

c.       Apakah Tujuan Di Adakannya Penyusutan Arsip ?

C.    TUJUAN

a.      Untuk Mengetahui Yang Dimaksud Dengan Penyusutan Arsip

b.      Untuk Mengetahui tekhnik penyusutan arsip

c.       Untuk mengetahui tujuan penyusutan arsip

BAB II

PEMBAHASAN

A.   Pengertian Penyusutan Arsip

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidakbernilai guna dan atau habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis ke ANRI.

Menurut Pasal 2, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, penyusutan arsip itu adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:

1.      Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan -badan Pemerintahan masing-masing;

2.      Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku;

3.      Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

B.   Teknik Penyusutan

Surat Edaran Kepala ANRI No SE/02/1983 dalam pendahuluan khusus disebutkan bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan faktor yang sangat menentukan dalam kegiatan penyusutann arsip dan mutlak perlu dilaksanakan dalam tata kearsipan. Penentuan nilai guna merupakan kegiatan untuk memilahkan arsip ke dalam kategori:

Arsip yang bernilai guna permanen yang harus disimpan
dan Arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau di kemudian hari.

Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip

Pemindahan :

a.       Pemeriksaan arsip (berdasarkan JRA)

b.      Pendaftaran (daftar arsip yg dipindahkan)

c.       Penataan

d.      Pembuatan Berita Acara Penyusutan

e.       Pelaksanaan

Pemusnahan :

a.       Pemeriksaan arsip (berdasarkan JRA)

b.      Pendaftaran (daftar arsip yg dimusnahkan)

c.       Penilaian, persetujuan & pengesahan

d.      Pembuatan Berita Acara Penyusutan

e.       Pelaksanaan

Penyerahan arsip ke ANRI

a.        Pemeriksaan dan penilaian

b.      Pendaftaran (daftar arsip yg diserahkan)

c.       Pembuatan Berita Acara Penyusutan

d.      Pelaksanaan

Jadwal Retensi adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file inaktif, dan kemudahan dimusnahkan.
Arti harfiahnya dari retensi adalah penahanan. Dalam kearsipan, retensi artinya lama sesuatu arsip disimpan(ditahan) di file aktif atau di file inaktif sebelum dipindahkan atau dimusnahkan.

Teknik Penyusutan Arsip  tidak berdasarkan JRA

1.   Penelitian (arsip, sistem, organisasi)

2.   Penyusunan Juknis penataan dan penyusutan

3.   Sortir/ pemilahan

4.   Rekonstruksi (azas provenance dan original order)

4.   Pendaftaran/ deskripsi arsip

5.   Penyusunan skema pengaturan dan pengelompokan arsip

6.   Penomoran dan penataan fisik

7.   Penyusunan daftar sementara

8.   Penilaian dan seleksi

9.   Penyusunan daftar usul simpan, musnah dan serah

10.  Pelaksanaan penyusutan (pindah, serah, musnah)

TEKNIK PENYUSUTAN (Arsip Non – JRA)

a.       Pelaksanaan Pembenahan Arsip

b.      Penilaian Arsip

c.       Penyusunan Daftar Arsip

d.      (daftar arsip yg disimpan/usul musnah/diserahkan)

e.       Pelaksanaan Penyusutan

f.       (Berita Acara Musnah/Serah)

g.      Perencanaan Pembenahan Arsip

Rumus angka pemakaian arsip adalah Contoh : Dalam lemari arsip tersimpan arsip sebanyak 1000 arsip. Dalam satu tahun arsip yang dipinjam sebanyak 350 arsip. Maka angka pemakaian arsip adalah : 35 persen. Hal ini berarti arsip tersebut masih bagus, belum perlu disusutkan. Karena penyusutan arsip dilakukan bila angka pemakaiannya < 20%.

C.Landasan Hukum Penyusutan Arsip

Untuk landasan hukum dalam penyusatan adalah sebagai berikut:

Landasan Hukum

•           PP No. 34/1979 Tentang penyusutan arsip

•       SE/01/1981 Tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintah tentang penyusutan arsip.

•           SE/02/1983 Tentang pedoman  umum untuk menentukan nilai guna arsip

•           Undang-Undang No. 8 tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan.

•       Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 47 yang berisikan

(1) Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf c  dilaksanakan oleh pencipta arsip.

(2) Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.

(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.

Dalam penyusutan arsip perlu dilakukan seleksi dan penilaian, berikut beberapa istilah mengenai:

•           Penilaian Arsip = Appraisal adalah satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan pertimbangan nilai guna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal; nilai guna informasional dan hubungannya dengan arsip lainnya.

•           Appraisal adalah proses evaluasi aktual atau potensial akuisisi untuk menentukan, bila arsip-arsipnya memiliki nilai guna jangka panjang untuk menjamin kebutuhan preservasi  oleh lembaga kearsipan.

•         Appraisal adalah  proses evaluasi kegiatan-kegiatan bisnis untuk menentukan rekod/arsip yang mana akan dipertahankan dan berapa lama akan disimpan, untuk memenuhi kegiatan bisnis, pertanggungjawaban organisasi dan harapan masyarakat karena nilai guna kelanjutan.

•       Seleksi adalah  proses yang dilakukan oleh seorang petugas kearsipan meliputi mengidentifikasi, menilai dan menambah arsip yang bernilai guna kelanjutan untuk memenuhi kebijakan tertulis tentang lembaga/institusi dan atau tujuan akuisisi yang lain.

•           Akuisisi adalah proses untuk memperoleh dari berbagai sumber dengan transfer, sumbangan, atau penggantian pembelian oleh satu badan arsip yang diadakan.

•           Accession adalah transfer fisik dan secara hukum dari kegiatan-kegiatan bahan-bahan yang sudah didokumentasi. Atau proses transfer bahan-bahan kepada repositori dalam kegiatan penambahan tunggal.

D.Tujuan Di Adakannya Penyusutan Arsip

     Tujuan penyusutan arsip dapat dilihat dari 2 segi :

1.      Dari segi administrasi, tujuan penyusutan adalah :

-          Menghindari pencampuradukan arsip aktif dan inaktif

-          Menghemat biaya

-          Menghemat tempat

-          Memudahkan mencari kembali arsip

-          Memudahkan pengiriman ke arsip nasional

2. Segi Ilmiah.

-          Dari segi ilmiah tujuan penyusutan arsip adalah akan membantu para ilmuwan mengadakan penelitian, terutama arsip-arsip yang sudah mencapai masa statis.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

demikian inti dari penyusutan arsip adalah upaya pengurangan arsip yang tercipta baik dengan cara pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan. Tahapan Penyusutan Arsip adalah:

o   Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip  (DPA)

§  Pemindahan    arsip inaktif ke unit kearsipan

§  Pemeriksaan

§  PemindahanArsip

§  PenataanArsip

§  PembuatanBeritaAcaraPemindahanArsip

§  PelaksanaanPemindahan

Saran

Sebaiknya yang bertugas di bagian arsip adalah orang yang ahli di bidang  kearsipan, karna tahap, proses, tekhnik, serta prosedur pengurusan arsip tidak boleh dilakukan dengan cara yang asal-asalan. Butuh ketelitian dan orang yang telah memahami tentang mengenai kearsipan.

Daftar pustaka

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2129888-penyusutan-arsip/ (id.shvoong.com, 2008)

Barthos, Basir. 2000. Manajemen kearsipan. Jakarta; bumi aksara.

Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen kearsipan. Jakarta: prestasi pustakarya.

posted by : AAD